Короткий ответ: До начала этапа фиксируются результат, ответственный за решение и точки проверки. Это могут быть рендер, размерный макет, тестовая деталь, цветовой образец или эталон партии.
Формат зависит от риска. Для простой формы достаточно переписки и фотографий, а для сложного объекта нужны несколько контрольных точек и физический прототип.
Каждое согласование должно отвечать на конкретный вопрос. Если после утверждения меняется задача, размер или технология, влияние на срок и стоимость оценивается отдельно.